“Los que emplean mal su tiempo son los primeros en
quejarse de su brevedad”
Para administrar efectivamente el tiempo es necesario
conocer y aplicar los principios básicos de la administración del tiempo:
metas, horarios, planificación, definición de prioridades y programación.
• Definición de metas. La administración efectiva del
tiempo se inicia con la definición clara de las metas que se persiguen en un
proyecto, para ello, es necesario detallar qué es lo que se quiere hacer. Traduzca
las necesidades en metas, si una meta no es específica no sirve como meta de
trabajo. Divida las metas en actividades.
• Horario. Es un instrumento muy útil para identificar
como se invierte el tiempo, seguir un horario es de mucho beneficio sin importar
cual sea el estilo de cada persona. El análisis detallado y cuidadoso del
horario es de mucha ayuda para convertir la información en datos útiles que
permitan controlar el tiempo.
• Planificación. Se dice que cuanto más tiempo se dedique
a la planificación por anticipado, menos tiempo en total se necesitará para
completar una tarea. Existen dos tipos de planificación: de largo y de corto
plazo. La planificación de largo plazo puede ser de cinco o más años y el de
corto plazo puede subdividirse en tres categorías: a seis meses, treinta días y
planificación diaria y semanal.
• Definición de prioridades. Es una herramienta útil para
clasificar las actividades según su prioridad, es la matriz de tiempo donde se
sugiere realizar primero las tareas importantes y urgentes, luego las
importantes y no urgentes.
• Programación. Las actividades pueden ser programadas
según bloques de tiempo. Para realizar esta programación se deben tener en cuenta
factores como: Los horarios de los demás, límites de tiempo y la situación del
entorno.
Finalmente, recuerda esto: “Aquel que prepara las cosas
que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo
el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada”.
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