En alguna
oportunidad de nuestra relación laboral, tenemos que convocar a una reunión de
trabajo, en tal sentido, tenga presente los siguientes puntos:
Celebre
reuniones solo cuando sea absolutamente necesario. Cuando la reunión es
necesaria, asegúrese del cumplimiento de su objetivo. Asimismo, atienda los
pequeños grandes detalles: el que no exista con qué tomar notas, o bien dónde
proyectar imágenes, pueden ser aspectos que perturben la atención.
Aspectos elementales,
pero muy importantes que debe contener una convocatoria a una reunión:
1. Fecha de
la reunión.
2. Hora de
inicio y hora de finalización. Esto permite organizar los tiempos de los demás
y ser puntuales.
3. Lugar en
que se efectuará la reunión.
4. ¿Quiénes,
además del convocado, participarán? Hay algunos personajes notables que puedan
asistir, en tal sentido, muchos asistirán para escucharlo o para intercambiar
ideas con él.
5. Objetivo
de la reunión. Esto guiará a toda la reunión y encuadrará para que los
participantes no se vayan por las ramas.
6. Agenda de
temas a tratar. Este es el contenido de la reunión y permitirá que los
asistentes lleven algo preparado para participar.
7. Envío de
información previa. Esto ayudará a enriquecer la reunión y a enmarcar el
contenido a desarrollar.
8. Sugerir
llevar alguna información particular, para socializarla con los demás, cotejarla
o ponerla a debate del pleno.
Principios claves si estás dirigiendo
la reunión:
• Mantenga e
incremente en todo momento la autoestima del equipo.
• Escuche y
responda con empatía.
• Solicite
ayuda cuando sea necesario y aliente la participación de todos.
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